Bokföring för leverantörer inom arbetsmarknadstjänster: en praktisk guide

Att driva ett jobbcoachföretag eller vara leverantör inom Rusta och Matcha innebär inte bara arbete med deltagare och rapportering till Arbetsförmedlingen. Det innebär också ett aktiebolag med löpande bokföring, momsdeklarationer, löner och årsredovisning, precis som vilket annat tjänsteföretag som helst.

Den här guiden är skriven för dig som driver ett litet eller medelstort företag inom arbetsmarknadstjänster och vill förstå vad bokföringen faktiskt kräver, och hur du sätter upp ett system som håller.

Vad kräver bokföringslagen av ditt företag?

Alla aktiebolag i Sverige måste följa Bokföringslagen (BFL). Det innebär:

• Löpande bokföring av alla affärshändelser
• Verifikationer för varje transaktion (kvitton, fakturor, bankutdrag)
• Årsredovisning inom 6 månader efter räkenskapsårets slut
• Arkivering av räkenskapsinformation i 7 år
• Momsdeklaration månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på omsättning

Som leverantör inom Rusta och Matcha fakturerar du Arbetsförmedlingen för utförda tjänster. Det innebär att du har kundfordringar, momspliktig omsättning och i de flesta fall anställda jobbcoacher , tre områden som ställer krav på ett ordentligt bokföringssystem.

Moms på tjänster till Arbetsförmedlingen

En vanlig fråga är om fakturering mot Arbetsförmedlingen är momspliktig. Svaret är ja: tjänster inom Rusta och Matcha är momspliktiga med standardsatsen 25%. Du debiterar utgående moms på dina fakturor och redovisar den i din momsdeklaration.

Relevanta momskoder och BAS-konton:

• Konto 3010: Försäljning av tjänster (din intäkt exkl. moms)
• Konto 2610: Utgående moms 25% (momsen du samlar in)
• Konto 2641: Ingående moms (momsen du betalar på dina kostnader)
• Konto 1510: Kundfordringar (fakturerat belopp som ännu inte betalats)

När Arbetsförmedlingen betalar din faktura bokförs betalningen mot konto 1930 (företagskontot) och stänger fordran på konto 1510.

Löner och arbetsgivaravgifter för jobbcoacher

Har du anställda coacher tillkommer lönehantering. I Sverige innebär det:

• Bruttolön enligt anställningsavtal
• Preliminärskatt (A-skatt) som dras och redovisas till Skatteverket
• Arbetsgivaravgifter, standardsatsen är 31,42% på bruttolönen
• AGI (Arbetsgivardeklaration på individnivå) som lämnas in senast den 12:e varje månad
• Semesterersättning enligt Semesterlagen, minst 25 dagar per år

Relevanta BAS-konton för lön:

• Konto 7010: Löner till tjänstemän
• Konto 7510: Arbetsgivaravgifter
• Konto 2710: Personalskatt att betala
• Konto 2730: Arbetsgivaravgifter att betala

Ett bokföringssystem som hanterar löner integrerat med bokföringen sparar enormt mycket tid. Lönekörningen bokförs automatiskt på rätt konton utan manuell dubbelinmatning.

Fakturering mot Arbetsförmedlingen: vad ska fakturan innehålla?

Enligt Mervärdesskattelagen måste en korrekt faktura innehålla:

• Ditt företagsnamn, adress och organisationsnummer
• Köparens namn och adress (Arbetsförmedlingen, org.nr 202100-2114)
• Fakturanummer och fakturadatum
• Beskrivning av tjänsten (t.ex. "Rusta och Matcha, 10 deltagardagar")
• Enhetspris exkl. moms
• Momssats (25%) och momsbelopp
• Totalt belopp inkl. moms
• Betalningsvillkor och förfallodatum
• Bankgiro eller IBAN för betalning
• F-skatt-status

Saknas något av ovanstående kan Arbetsförmedlingen ha rätt att inte godkänna fakturan. Se till att ditt faktureringssystem fyller i alla obligatoriska fält automatiskt.

Vilket bokföringssystem passar ett jobbcoachföretag?

Vi på Skilltailor har testat oss fram. Under lång tid använde vi Fortnox för Clickwebbs bokföring (systemet bakom Skilltailor). Det fungerar, men modulpriserna staplas snabbt: bokföring, fakturering, löner och revisoråtkomst landar lätt på 800–1 100 kr/mån exkl. moms för ett litet AB. Därtill kommer bindningstid på 3 eller 12 månader.

I maj 2026 bytte vi till Balanto är ett svenskt bokföringssystem byggt specifikt för svenska aktiebolag. Det som avgjorde:

• Allt ingår i ett pris: bokföring, fakturering, löner, momsdeklaration och SIE-4 export utan tilläggsmoduler
• Full BFL-compliance och K2-standard inbyggt från start
• Ingen bindningstid, månad till månad
• SIE-4 import från Fortnox, hela vår bokföringshistorik följde med

För ett jobbcoachföretag med 2–10 anställda coacher är det en betydligt enklare och mer kostnadseffektiv lösning än att bygga ihop ett system av Fortnox-moduler.

SIE-4: standarden som alla revisorer kräver

Oavsett vilket bokföringssystem du använder, se till att det stöder SIE-4 export. SIE-4 är det svenska standardformatet för bokföringsdata och krävs av alla revisorer för att granska din årsredovisning.

SIE-4 exportfilen innehåller hela din verifikationshistorik, kontoplan och saldon — i ett format som kan läsas av alla svenska bokföringssystem. Det är också din försäkring mot inlåsning: kan du exportera SIE-4 kan du byta system utan att förlora ett öre av din historik.

Checklista: bokföring för leverantörer inom Rusta och Matcha

• ✓ Aktiebolag registrerat hos Bolagsverket med F-skatt
• ✓ Bokföringssystem med BFL-compliance och SIE-4 export
• ✓ Momsregistrering hos Skatteverket (obligatoriskt vid omsättning över 80 000 kr/år)
• ✓ Rätt BAS-konton uppsatta för tjänsteförsäljning och löner
• ✓ Fakturamallar med alla obligatoriska fält enligt Mervärdesskattelagen
• ✓ Rutin för månadsvis AGI-deklaration (deadline 12:e varje månad)
• ✓ Lönehantering integrerad med bokföringen
• ✓ Revisor med tillgång till bokföringen via SIE-4 eller direktåtkomst

Bokföringen är sällan det roligaste med att driva ett jobbcoachföretag, men ett rätt uppsatt system tar bort friktionen helt. Välj ett system som hanterar fakturering, lön och moms i ett, exporterar SIE-4 utan extra kostnad och inte låser in dig i långa avtal. Då kan du fokusera på det du faktiskt är bra på: att hjälpa deltagare hitta jobb.