Så fungerar QR-närvaro för ROM-leverantörer

Närvarodokumentation är ett av de mest tidskrävande inslagen i en ROM-leverantörs vardag. Papperslistor glöms bort, scannas fel eller är svårlästa. Digitala Excel-ark kräver manuell inmatning efter varje tillfälle. QR-baserad närvaro löser båda problemen på en gång.

Varför QR-närvaro fungerar bättre

Traditionell närvarodokumentation förutsätter att coachen eller administratören manuellt registrerar vem som kom. Det tar tid, skapar felkällor och innebär alltid ett steg av efterarbete. Med QR-närvaro sker registreringen i realtid direkt av deltagaren, utan att coachen behöver göra någonting.

Varje session genererar en unik QR-kod. Deltagaren skannar med sin telefon när de anländer och systemet registrerar tid, datum och aktivitet automatiskt. Frånvaro markeras lika automatiskt för de som inte skannar inom utsatt tid.

Vad det betyder för rapporteringen

Arbetsförmedlingen ställer krav på korrekt och spårbar närvarodokumentation. Med ett digitalt QR-system finns alltid en komplett logg tillgänglig: vem var med, när och hur länge. Vid revision eller uppföljning tar det sekunder att exportera underlaget, jämfört med att leta igenom pärmar med papperslistor.

Det minskar också risken för felaktiga utbetalningar och stärker leverantörens trovärdighet gentemot uppdragsgivaren.

Så sätter du upp QR-närvaro i Skilltailor

1. Skapa en aktivitet eller session i schemaläggningsmodulen.
2. Välj "Generera QR-kod" för aktiviteten.
3. Visa QR-koden på en skärm eller skriv ut den och sätt upp den i lokalen.
4. Deltagarna skannar vid ankomst. Systemet registrerar närvaro direkt.
5. Frånvaro och sena ankomster flaggas automatiskt i deltagarens profil.

Integrerat med deltagaruppföljningen

Närvarodatan kopplas direkt till deltagarens profil i Skilltailor. Coachen ser på en blick om en deltagare har hög frånvaro, vilket möjliggör tidig intervention innan situationen eskalerar. Det stödjer en proaktiv coachningsstil snarare än en reaktiv.