Skapa QR-kod för närvaro

QR-kodbaserad närvaroregistrering är ett kraftfullt verktyg för att enkelt och säkert registrera deltagares närvaro vid aktiviteter i ROM-programmet. Denna guide visar hur du skapar QR-koder, administrerar närvaroaktiviteter och följer upp deltagarnas närvaro.

Fördelar med QR-kodbaserad närvaroregistrering

• Säkerhet: Varje QR-kod är unik och kan inte återanvändas eller manipuleras
• Effektivitet: Snabb incheckning för många deltagare samtidigt
• Spårbarhet: Automatisk tidsstämpling och detaljerad loggning
• Statistik: Enkel uppföljning av närvaro över tid
• Rapportering: Underlättar rapportering till Arbetsförmedlingen

Steg 1: Skapa en närvaroaktivitet

Börja med att skapa en aktivitet som du vill registrera närvaro för:

1. Navigera till "Närvaro & Frånvaro" i huvudmenyn
2. Klicka på "Skapa ny aktivitet" i övre högra hörnet
3. Fyll i grundläggande information om aktiviteten:
   • Aktivitetsnamn (t.ex. "Jobbsökningsworkshop")
   • Datum och tid (start och slut)
   • Plats (fysisk eller digital)
   • Beskrivning (valfritt)
   • Ansvarig coach
4. Välj vilka deltagare som ska delta i aktiviteten genom att:
   • Välja individuella deltagare från listan, eller
   • Välja en fördefinierad grupp, eller
   • Filtrera deltagare baserat på kriterier
5. Klicka på "Nästa" för att fortsätta

Bild 1: Skapa ny närvaroaktivitet

Steg 2: Generera QR-kod

När aktiviteten är skapad kan du generera QR-koder:

1. På aktivitetens detaljsida, klicka på fliken "Närvaro"
2. Klicka på knappen "Generera QR-kod"
3. Välj typ av QR-kod:
   • Individuell: Genererar unika QR-koder för varje deltagare
   • Gemensam: Genererar en gemensam QR-kod för alla deltagare (mindre säker, men enklare vid stora grupper)
4. Välj giltighetstid för QR-koden (standard är 24 timmar)
5. Klicka på "Generera" för att skapa QR-koderna

Bild 2: Generera QR-kod för närvaroregistrering

Steg 3: Distribuera QR-koder till deltagare

Det finns flera sätt att distribuera QR-koder till deltagarna:

• Utskrift: Skriv ut individuella QR-koder och dela ut på plats
• E-post: Klicka på "Skicka via e-post" för att skicka QR-koderna till deltagarnas registrerade e-postadresser
• SMS: Klicka på "Skicka via SMS" för att skicka QR-koderna via SMS (kräver att deltagarna har registrerade mobilnummer)
• I appen: QR-koderna blir också automatiskt tillgängliga i Skilltailor-appen för deltagare
• Stor display: För gemensam QR-kod kan du visa koden på en stor skärm vid aktivitetens start

Steg 4: Registrera närvaro med QR-kod

När deltagarna anländer till aktiviteten kan de registrera sin närvaro på två sätt:

1. Via coachens enhet:
   • Coachen öppnar aktiviteten i Skilltailor
   • Klickar på "Skanna QR-kod"
   • Deltagaren visar sin QR-kod som coachen skannar
   • Systemet registrerar närvaron automatiskt
2. Via deltagarens enhet:
   • Deltagaren öppnar Skilltailor-appen eller går till webbsidan
   • Navigerar till aktiviteten
   • Klickar på "Registrera närvaro"
   • Skannar QR-koden som visas av coachen

Bild 3: Skanna QR-kod för att registrera närvaro

Steg 5: Följa upp närvaro

Efter aktiviteten kan du enkelt se vilka deltagare som närvarade:

1. Gå till aktivitetens detaljsida
2. Klicka på fliken "Närvaro"
3. Du ser nu en lista över alla deltagare med närvarostatus:
   • Närvarande: Deltagaren registrerade närvaro via QR-kod
   • Frånvarande: Deltagaren registrerade inte närvaro
   • Anmäld frånvaro: Deltagaren har i förväg anmält frånvaro
4. Du kan manuellt ändra närvarostatus om det behövs (till exempel om någon hade tekniska problem med QR-koden)
5. Du kan exportera närvarolistan till Excel eller PDF för rapportering

Avancerade funktioner

Tidsbegränsad närvaroregistrering

Du kan ställa in en tidsgräns för när deltagare kan registrera närvaro:

• Gå till aktivitetens inställningar
• Under "Närvaroregistrering", välj "Tidsbegränsad"
• Ange tidsspann när registrering är tillåten (t.ex. 15 minuter före och 30 minuter efter starttid)
• Klicka på "Spara"

Platsbaserad närvaroregistrering

För att säkerställa att deltagare faktiskt är på rätt plats när de registrerar närvaro:

• Gå till aktivitetens inställningar
• Under "Platsverifiering", aktivera "Kräv platsverifiering"
• Ange platsen för aktiviteten (adress eller GPS-koordinater)
• Ställ in en maximal radie för godkänd registrering (t.ex. 100 meter)
• Klicka på "Spara"

Med denna inställning måste deltagare tillåta platsinformation i sin webbläsare eller app för att kunna registrera närvaro.

Automatiska påminnelser

Du kan ställa in automatiska påminnelser om att registrera närvaro:

• Gå till aktivitetens inställningar
• Under "Påminnelser", aktivera "Skicka påminnelser"
• Välj när påminnelser ska skickas (t.ex. 1 dag före, 1 timme före)
• Välj leveransmetod (e-post, SMS, app-notifikation)
• Anpassa påminnelsemeddelandet vid behov
• Klicka på "Spara"

Felsökning

QR-koden fungerar inte

Om en deltagare har problem med att skanna sin QR-kod:

1. Kontrollera att QR-koden inte har gått ut (de har en begränsad giltighetstid)
2. Se till att skärmen är ljus och att koden är tydligt synlig
3. Rengör kameralinsen om den är smutsig
4. Om problemen kvarstår, använd manuell närvaroregistrering:
   • Gå till aktivitetens deltagarlista
   • Hitta deltagaren
   • Klicka på "Registrera närvaro" bredvid deltagarens namn

Deltagare kan inte se QR-koden i appen

Om en deltagare inte kan se sin QR-kod i appen:

1. Kontrollera att deltagaren är korrekt tillagd i aktiviteten
2. Verifiera att deltagarens konto är korrekt kopplat till deltagarprofilen
3. Be deltagaren logga ut och in igen i appen
4. Om problemet kvarstår, generera QR-koden på nytt och skicka via e-post eller SMS

Nästa steg

Efter att du har lärt dig hur du använder QR-koder för närvaroregistrering, rekommenderar vi att du utforskar:

• Registrera frånvaro - Lär dig hur du hanterar giltig och ogiltig frånvaro
• Närvarorapportering - Generera rapporter för Arbetsförmedlingen
• Närvarostatistik - Analysera deltagarnas närvaromönster över tid